Un modèle de note de frais reprend la date, la nature de la dépense, le montant et le justificatif. Pour les repas, l’URSSAF publie pour 2026 trois montants maximaux exonérés de cotisations : 7,50 € sur le lieu de travail, 21,40 € au restaurant en déplacement contraint, 10,40 € en déplacement non contraint. Le modèle doit donc noter la situation du repas.
Voici un modèle de colonnes, les trois maximums des repas, pourquoi noter la situation, puis la vérification avant validation.
Un modèle de note de frais
Exemple construit : une note pour un déplacement d’une journée.
| Date | Nature | Situation | Montant TTC | Justificatif |
|---|---|---|---|---|
| 12 mars | Train aller-retour | Déplacement | 86,00 € | Billet |
| 12 mars | Déjeuner | Déplacement, restaurant imposé | 19,50 € | Ticket |
| Total | 105,50 € |
La colonne « Situation » est un ajout de cet exemple : c’est elle qui permet de lire le plafond d’un repas. Pour calculer un TTC à partir d’un HT, voir le calcul du TTC à partir du HT.
Les repas : trois maximums exonérés en 2026
| Situation du salarié | Indemnité maximum exonérée en 2026 |
|---|---|
| Contraint de prendre son repas sur le lieu de travail | 7,50 € |
| En déplacement, contraint de prendre son repas au restaurant | 21,40 € |
| En déplacement, non contraint de prendre son repas au restaurant | 10,40 € |
Pourquoi noter la situation du repas
Ces montants sont des maximums exonérés de cotisations, pas des sommes à rembourser. Le plafond applicable dépend de la situation du salarié : lieu de travail, déplacement, contrainte de restaurant.
Dans l’exemple ci-dessus, le déjeuner de 19,50 € a été pris en déplacement. Le plafond est de 21,40 € si le salarié était contraint de déjeuner au restaurant, de 10,40 € s’il ne l’était pas. La page de l’URSSAF ne définit pas le mot « contraint » : faites préciser son sens par votre expert-comptable avant de remplir la colonne.
Avant de valider une note
Votre salarié était-il en déplacement ou sur son lieu de travail ? Cette réponse fixe la ligne du tableau.
- Vérifiez que chaque ligne a sa date, sa nature et son justificatif.
- Lisez la situation du repas, puis comparez le montant au maximum exonéré.
- Faites confirmer le traitement d’un dépassement par votre expert-comptable.
Sources
- URSSAF, « Frais professionnels », montants pour 2026
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